Hoy, y obviamente debido a la pandemia, la gran mayoría de las reuniones de trabajo son virtuales. Por no decir todas. Pero ya se trate de reuniones (o “juntas”) virtuales o presenciales, a la hora de hacerlas más productivas y, en consecuencia, menos una máquina de hacer perder tiempo, podemos aplicar los mismos preceptos que en esta nota enumeramos. Se calcula que una persona con cargo gerencial, en el rubro que sea, pasa entre un 35 y un 50% de su tiempo en juntas. Estas mismas personas consideran que más de la mitad de sus reuniones son un fracaso. Así, redondamente. Esto no debería sorprender a nadie: todo el tiempo nos encontramos en reuniones demasiado largas, demasiado cortas, confusas, frustrantes, improductivas. Hay soluciones, desde luego. Podemos cancelar o levantar esas juntas, podemos poner otra fecha para hacerlas, podemos convertirlas en un email o un grupo de WhatsApp. Pero nada de esto nos hace entender por qué esa reunión es un fracaso, y menos aún trabajar para que sea un éxito. Un reciente artículo de Fast Company propone formularse una serie de preguntas para mejorar las juntas, y las divide en tres etapas. Veamos. ANTES DE LA REUNIÓN:
- ¿Estás preparado?
¿Están listos los materiales necesarios? ¿Hay un plan para desarrollar la junta? Es más, ¿ya está reservada la sala de reuniones? ¿Hay café? Sí, es imprescindible tener una agenda. Y esa agenda debe incluir el objetivo de la reunión: qué se desea lograr, desde algo pequeño como actualizar la información sobre determinado tema, hasta algo grande como crear una estrategia. Es importante que todos los asistentes conozcan este objetivo y estén alineados con él. Esto va a ser de gran ayuda cuando la conversación –inevitablemente– se desvíe por caminos secundarios.
- ¿El resto de la gente está preparada?
No siempre es necesario que los asistentes hagan su propia recolección y revisión de materiales para una junta, pero cuando sí es necesario, hay que darles el tiempo y los recursos para que lo hagan. En general, mediante una agenda (sí, otra vez el temita de la agenda). Antes de pedirles que junten el material, sin embargo, ellos deben saber para qué. Esto suena obvio, pero no siempre se cumple. Que sepan para qué van a esa reunión, qué se va a discutir, quiénes estarán presentes. Si anticipamos un cierto nivel de tensión en la junta, más vale anticipar ese dato a los asistentes.
- ¿La gente está excitada por la reunión?
No se trata de que los futuros asistentes se pongan a saltar de alegría por ser invitados, pero sí que sientan algo de excitación, que piensen que van a recibir información valiosa, que podrán satisfacer todas sus dudas. Si, en cambio, se quejan ante la perspectiva de una reunión, conviene investigar por qué. Tal vez sientan que es solo una repetición inútil de juntas anteriores, o que no están preparados, o que alguien importante quedó afuera de la convocatoria. O que el equipo está sobrecargado de trabajo y no tienen ganas ni tiempo para esto. Cualquiera sea el motivo, es mejor saberlo antes de la junta. DURANTE LA REUNIÓN
- ¿Estás mencionando los puntos más importantes?
Si el propósito de una junta está claro, lograrlo en el tiempo indicado es simplemente la señal de que la reunión fue buena. Para hacerlo, hay que seguir la agenda, y chequear cada 10 o 15 minutos que la conversación va para el lado deseado. Si en la junta falta cubrir algo, pónganse de acuerdo en cómo hacerlo, en persona u online. Y no extiendas el tiempo previsto para la reunión a menos que todos estén de acuerdo con ello.
- ¿Todos (o casi todos) están prestando atención?
Todos nos distraemos con facilidad, y lograr que el 100% de la gente esté atenta, sin mirar el celular (o, si está en su casa, mirando otra cosa en la computadora, o comiendo, o en el baño…) es casi imposible. Pero al menos que casi todos te estén escuchando casi todo el tiempo. Con eso alcanza. Para conseguirlo, hay que hablar poco y bien, dejar bien en claro cuáles son los próximos pasos, usar ayudas visuales o audiovisuales, prohibir las laptops (suerte con eso…).
- ¿Los asistentes hacen preguntas? ¿Obtienen respuestas?
Es raro que nadie haga una pregunta. Cuando sucede, lo más probable es que no estuvieran prestando atención. Pero si hacen preguntas, más vale contestarlas y no recurrir al clásico “después vamos a hablar de ese punto”, o “ya vamos a llegar a eso” o “te respondo después”, y después no contestar. Para asegurarnos de que no haya dudas, podemos escribir la pregunta o pedirles que la repitan al final de la junta. Tal vez haya otra razón para la ausencia de consultas, y es que la gente no se sienta cómoda formulándolas; en ese caso, habrá que preguntarse por qué se sienten así, y cambiar la situación.
- ¿Siempre son los mismos los que hablan, y también los que no participan?
Es bueno asegurarse de que todos intervengan al menos una vez durante la reunión. Para eso fueron convocados. Pero sepamos que hay asistentes con más confianza para hablar, o con más poder que otros, y que estos otros pueden sentirse excluidos. Muchas investigaciones muestran, por ejemplo, que las mujeres son más interrumpidas que los hombres. Quien convoca a la reunión debe ser el líder de la discusión, cortando a los que se van por las ramas, no interrumpiendo, defendiendo a quienes son interrumpidos, pidiendo opinión a quienes no hayan hablado. Esto es necesario en toda reunión pero especialmente en las virtuales. Quien lidera la junta también debe darse cuenta cuando está hablando demasiado o yéndose por las ramas. Y reconocerlo. DESPUÉS DE LA REUNIÓN
- ¿Todos están dando los próximos pasos?
Si la junta no funcionó, todos se van a hacer las cosas exactamente de la manera que no querías. Esto es evitable: simplemente hay que decirles cuáles son los próximos pasos antes de dar por terminada la reunión. ¿Qué hay que hacer? ¿Cómo hay que hacerlo? ¿Cuándo hay que hacerlo? ¿Quién es responsable de cada cosa, y quién va a supervisar el éxito?
- ¿Se cumplió el objetivo de la junta?
Acá también conviene hacerse preguntas y responderlas con honestidad. ¿La gente se fue motivada de la reunión? ¿Están trabajando con más eficiencia? ¿Hay menos confusión y consultas? Si las respuestas son afirmativas, queda claro que el objetivo se cumplió. Si no, sería mejor volver a plantearse ese objetivo y seguir trabajando.
- ¿El resto de los asistentes también siente que la reunión fue productiva?
En lugar de hacer suposiciones, es mejor preguntarle directamente a la gente cómo sintieron la junta. Puede suceder que el gerente piense que todo salió bien y los asistentes sientan lo contrario, y siempre es mejor tener feedback directo y concreto. Tampoco se trata de preguntarles todo el tiempo, pero hacerlo de vez en cuando ayuda a encarrilar las cosas. A nadie le gustan mucho las reuniones (salvo, tal vez, cuando hay servicio de catering), así que todo lo que podamos hacer para que sean exitosas y productivas, es bienvenido. Ojalá esto ayude. Nos vemos a las 4 en la sala 8. Yo llevo el café. (Fuente: Fast Company)
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