La primera oficina tal como la conocemos hoy, fue creada el 31 de diciembre del año 1600 por la Compañía Británica de las Indias Orientales; los empleados llevaban la administración. Es tal cual la vivíamos hasta ahora: escritorios, horario fijo, la sala de reuniones, un pasillo para tomar café, jefes y tareas. Todo indica que la transformación actual del mundo del trabajo implicará cambios importantes en las estructuras. Los edificios de oficinas serán adecuados a nuevas normativas, y, ante la cantidad de puestos eliminados o reemplazados por tecnología y el trabajo remoto, muchas de ellas se mantendrán en espacios mucho más reducidos que los actuales. Por eso es que algunos proyectos en construcción están adecuando espacios para coworking dentro de su estructura, ya que saben que la gente permanecerá más tiempo en sus casas que en el trabajo.
- Oficinas en cualquier lugar
La tendencia que surge es que una gran cantidad de trabajos podrán realizarse prácticamente desde cualquier lugar. Excepto aquellos que sean ineludiblemente presenciales, como una cirugía o la reparación de un vehículo, o la venta al público de cierto tipo de productos y bienes, gran parte de la operatoria será remota y virtual. Los especialistas están previendo al menos cinco tipos de oficinas del futuro:
- Oficina completamente remota
El formato del teletrabajo llegó para quedarse en un alto porcentaje de tareas y ya es factible que la gran masa de empleados pueda desempeñarse desde sus hogares -que necesitarán acondicionarse para oficinas permanentes-, o durante viajes alrededor del mundo o en espacios de coworking. No será necesario desplazarse hasta una sede física, sino que todo el contacto laboral será remoto.
- Modelo híbrido
Este parece ser por el momento el favorito en las tendencias sobre todo en las culturas latinas, tan afectas a la cercanía física y la demostración de afecto y calidez en los vínculos. Se trata de estar en la oficina uno o dos días a la semana, quizás alternando turnos con los demás miembros del equipo, y el resto, en forma remota.
- Remoto Plus
A esta forma de trabajar ya está siendo aplicada por muchas empresas: una semana en la oficina, y tres en teletrabajo; o bien, alternando una y una, con equipos estructurados de tal forma que no se altere la dinámica de los objetivos a lograr.
- “Hub & Spoke”
Para muchas organizaciones quizás sea una de las más innovadoras por el momento. Consiste en que las empresas contarán con pequeñas sedes remotas. La clave aquí es evitar grandes desplazamientos de los colaboradores, por lo que tiene un modelo radial, como un sol con sus rayos: en este caso, irradiando distintas locaciones donde reunirse y llevar adelante las tareas en grupos pequeños. Hay algunas experiencias de oficinas montadas y financiadas por la empresa en el garage del hogar del empleado, adonde llegan sus colegas, y trabajan juntos entre sí y en red con otras mini sedes similares.
- Tiempo de calidad
Si bien en algunas industrias, como la tecnología, ya se viene aplicando hace años, este modelo pasaría a ser considerado por otro tipo de actividades. Se basa en una total flexibilidad del trabajo, tomando en cuenta exclusivamente el proyecto y el resultado, y es el empleado el que elige cómo y dónde hacerlo. Sin ir más lejos, cualquier emprendedor autónomo trabaja de esta forma, y combina los demás modelos según el tipo de actividad que realice: para los escépticos esto significa que es posible y que funciona.
- Qué se necesita para el éxito de los nuevos tipos de oficina
Para llevar adelante cualquiera de estas iniciativas hay algunos aspectos básicos de cultura organizacional y liderazgo a considerar. Por ejemplo, en modelos de empresas tradicionales y verticales, con un jefe dominante y controlador, sería poco viable encauzar estos formatos ya que se requiere la total apertura mental y disposición de toda la estructura para que funcione. También es relevante el rol del liderazgo: aquellos carismáticos, que basan su gestión alrededor suyo, se pueden sentir desamparados si no tienen cerca a los colaboradores, aunque en este caso puede que sea apropiado el nuevo rol de “líder itinerante”, que va recorriendo las distintas sedes y trabaja con los equipos desplazándose hacia donde están localizados, en vez de que las personas vengan a la sede. Los líderes exponenciales, colaborativos y conscientes tienen más chances de mejorar su performance, ya que su ADN contiene más adaptabilidad y flexibilidad al cambio. El aprender a delegar y confiar es parte del nuevo contrato laboral. Los que encabezan proyectos necesitarán esforzarse en sus destrezas en estos campos. Respecto a la socialización, aspecto esencial para sostener cualquier vínculo, es recomendable el sostenimiento de estrategias de acercamiento del equipo en forma virtual y con algunas acciones presenciales pensadas estratégicamente. Por ejemplo, dinámicas de interacción, mejora continua, rituales de afirmación de la nueva cultura y habilidades blandas que permitan reforzar el espíritu de equipo. Para los gobiernos y representaciones gremiales, es imperiosa la adecuación de normativas y leyes acordes con el desarrollo tecnológico de este tiempo; en este sentido, no alcanza con formatear viejos textos y cambiar algunas palabras y ya, sino analizar en un proceso consensuado y debatido abiertamente con todos los sectores implicados, de todos los niveles y orientaciones. Esta diversidad de miradas permitirá que no emitan disposiciones incumplibles en pocas horas o que atrasen medio siglo en contra de los intereses de empleados y empleadores, en países que necesitan más que nunca de mentalidad ágil e innovadora. Y en las empresas pequeñas, medianas y grandes, será indispensable pensar en cómo ayudar a equipar las oficinas de los empleados, solventar costos compartidos, establecer protocolos de trabajo, confidencialidad del manejo de datos y cumplimiento de ambas partes, estableciendo nuevos parámetros en las relaciones laborales acordes con el tiempo actual y la aceleración tecnológica. Complementariamente, los trabajadores necesitan entender que las políticas y normativas necesitarán ser respetadas tanto o más que en el formato presencial de épocas anteriores, ya que la falta de presencia física y el día a día con un colega al lado necesita mayores niveles de comprensión, habilidades de comunicación, empatía y cooperación más desarrolladas. Con mucha tarea por delante, todos los sectores afrontan una nueva realidad. Del poder de decisión, convencimiento y estrategia dependerá el éxito de los formatos de oficinas que están surgiendo y que, al igual que el teletrabajo, llegan para quedarse.
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