En Publicidad siempre trabajamos con plazos de entrega ajustados y, cuando el estrés se apodera de nosotros ante la montaña de obligaciones a la que nos tenemos que enfrentar, suele ser muy complicado gestionar nuestro tiempo y tendemos a la improvisación. Trabajar de esta forma nos genera la sensación de no tener el control sobre nuestra vida laboral y esto, a la larga, solo puede desembocar en mayores niveles de estrés y/o ansiedad, que puede acabar mermando nuestra creatividad y productividad. Saber gestionar nuestro tiempo debería ser tan importante como saber encontrar un buen insight para los publicitarios, por ello aquí os dejo algunos consejos:
- No improvises: cuando no consideramos que organizar nuestro tiempo sea una tarea importante, la improvisación se convierte en nuestro modus operandi en cada aspecto de nuestra vida. Aunque en algunos ámbitos pueda ser magnífico y en nuestros quehaceres diarios pueda ser una opción tentadora, no improvises con tu tiempo de trabajo. La improvisación laboral nos hará perder más tiempo que el hecho de sentarnos a organizar la semana 10 minutos al día. La sensación de descontrol se apoderará de nosotros y nos estresaremos, nada peor para la capacidad creativa y la claridad mental.
- Planifica: aunque parezca sorprendente, muchos publicitarios no tienen agenda u otro soporte de organización, y los que la tienen, no suelen ordenarla y darle un uso periódico. Como dijimos hace unas semanas, organizar nuestro caos es una de las claves para potenciar nuestra creatividad. Además de anotar las fechas de entrega y reuniones, os recomiendo que diaria o semanalmente organicéis el tiempo que vais a dedicar cada a día a los diferentes proyectos que tengáis entre manos. Si realizáis esta tarea semanalmente es posible que debáis ir modificándola a lo largo de la semana: nunca sabemos cuándo puede surgir un imprevisto que desajuste la programación.
- Además de anotarlo todo, también hay que revisarlo y tratar de cumplir diariamente con las tareas que te hayas asignado. El café matutino puede ser un buen momento para echarle un vistazo y empezar a concienciarte de lo que te espera durante el día. De esta manera llegarás a tu lugar de trabajo con motivación y decisión, así conseguirás que te cueste menos empezar a trabajar. Como ya sabemos, por mucho que planifiquemos cada hora de nuestro día, en cualquier momento puede surgir un imprevisto que nos lleve a tener que postergar alguna de las tareas menos prioritarias para otro día. No hagas de ello un problema, simplemente anótalo en el día siguiente y reestructura tu semana como consideres más conveniente.
- A la hora de planificar, otro buen consejo es dividir las tareas por colores. Puedes asociar a cada cliente su color corporativo para entender de un vistazo qué tienes que hacer cada día. Acuérdate de destinar un color a las reuniones, de esta manera podrás diferenciar el tiempo puramente productivo y el tiempo de reuniones, conferencias o eventos.
También es importante que asignes un color fácilmente identificable a las fechas de entrega, sin importar del cliente que sean, esto nos ayudará a tenerlas previstas y poder organizar nuestro tiempo correctamente los días anteriores para poder presentar nuestro trabajo adecuadamente.
- Modifica tu planificación las veces que sean necesarias a lo largo del día. Cada vez que te encomienden una nueva tarea o acuerdes una nueva reunión, anótala. A veces, el simple hecho de estar pensando en todo lo que tenemos que hacer nos distrae. Volcar nuestras notas mentales en un papel o en un documento digital, nos tranquilizará y nos permitirá trabajar más despejados.
- No realices varias tareas a la vez: en ocasiones la multitud y variedad de tareas pendientes nos lleva a saltar de una a otra en cuestión de minutos. De esta manera lo único que lograremos es ponernos nerviosos y ser menos productivos. Trata de destinar al menos una hora a cada tarea que empieces y evita todo tipo de distracciones e interrupciones, verás cómo tus horas parecen tener más minutos.
- Prioriza: son muchos los factores de los cuales depende la urgencia e importancia de cada obligación, establece los parámetros que mejor se adapten a ti y establece un orden de prioridad para tus tareas diarias. De esta manera podrás empezar con aquellas que sean prioritarias y si surge algún cambio de planes no tendrás que retrasarlas para otro día.
- No te preocupes, ¡ocúpate!: cuando el tiempo se nos echa encima, lo que menos necesitamos es perder este preciado bien entrando en pánico por todo lo que queda por hacer. Si te cuesta concentrarte ante estas situaciones o estar calmado ante el trabajo bajo presión, trata de encontrar alguna técnica de relajación sencilla y rápida (las hay que ocupan menos de 5 minutos) que te funcione. Una vez te hayas tranquilizado, revisa las tareas que tengas pendientes y empieza a ocuparte de ellas cuanto antes.
- Evita o disminuye la procrastinación: a menudo nos quejamos de falta de tiempo mientras revisamos nuestro muro de Facebook, la procrastinación se ha convertido en uno de los grandes males laborales del siglo XXI. La cantidad de distracciones que tenemos al alcance de nuestra mano (literalmente) con solo desbloquear el teléfono, es incalculable. Cuando empieces con alguna de tus tareas, intenta mantener el móvil lo más alejado que puedas y, si es posible, en silencio. No lo revises cada cinco minutos, sino cuando decidas dar un pequeño descanso a tu vista y mente, recomendablemente cada 2 horas. Y, si trabajas con el ordenador, evita visitar las redes sociales si tu trabajo no las necesita, tampoco te distraigas con artículos o fotos innecesarias para tu labor.
Adoptar hábitos de organización y gestión del tiempo puede resultarnos un poco complicado si no estamos acostumbrados, no obstante, cuando nos habituemos podremos observar como aumenta nuestra productividad diaria. ¿Cuáles son vuestros medios de organización? ¿Aconsejaríais alguna otra pauta o clave? Imágenes cortesía de Shutterstock
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