Después de escribir una opinión sobre cómo veía la operación de las agencias tradicionales y de cómo el uso de la tecnología nos puede ayudar a mejorar procesos, algunas personas me preguntaron mi recomendación sobre qué herramientas usar, y aunque puedo recomendarles algunas que me han funcionado, no puedo asegurarles que les funcionen a ustedes.
En realidad no es tan complicado saber qué herramientas de gestión de proyectos y equipos están disponibles hoy, hay bastantes buenos reviews que fácilmente pueden encontrar en Google, pero algo que sí puedo recomendarles es no empezar por la herramienta, porque el punto no es elegir una app, acá lo importante es primero diseñar. Si diseñar.
La mayoría de la gente piensa que diseñar es hacer un dibujo bonito o hacer un logotipo, pero en realidad diseñar es mucho más cercano a lo estratégico que al arte.
Etimología de: DISEÑO
Diseño viene del italiano disegnare que significa dibujar, que a su vez se deriva del latín designare que evoca: marcar, trazar, ordenar y disponer.
Marcar hacia dónde queremos ir, trazar el cómo vamos a llegar ahí, cuál es ese proceso, ordenar las piezas que hay para ello y disponer entonces sí, de las herramientas tanto humanas, como no humanas que necesitamos para realizar nuestro trabajo, es lo primero que debemos hacer. Es decir definir y trazar el diseño operativo de tu agencia o negocio, ¿qué hacen?, ¿cómo lo hacen?, ¿quiénes son los responsables en cada cadena de comunicación?, ¿de qué son responsables?, ¿cuál es el flujo de comunicación?, ¿funciona?, ¿es eficiente para el negocio y para las personas que colaboran todos los días? ¿podrías hacerlo diferente y más eficiente? ¿cómo?…
El diseño de la operación de un equipo o empresa debe ser un órgano vivo, cambiante y en constante evolución, tomar lo que sale bien y lo que no también con la finalidad de mejorar. Es por eso que el diseño operativo normalmente lo entienden mucho mejor algunos programadores, ingenieros o diseñadores especializados en human centrend design.
Pero antes de todo esto, y sin ánimo de criticar y sí con la intensión de reflexionar, me parece importante preguntarnos: ¿la operación de mi empresa o agencia está cuidando a mis colaboradores?, ¿cómo podemos hacer mejor la vida laboral de las personas con las que colaboramos?.
Llevamos años, leyendo y escuchando cosas como “entre más comprometidos estén nuestros empleados mejores resultados tendremos”. Pero esto queda muy por encima y en realidad nadie sabe cómo hacerlo, de entrada, cualquiera que considere a sus colaboradores como “empleados” debería comenzar a cuestionarse un poco el cómo se hacen las cosas en su agencia o empresa. Muchas veces caemos en discursos como el “ponte la camiseta” — y trabaja 14hrs al día; o “échame la mano amigx hay que sacar este pitch”, — y trabajamos la mayoría de los fines de semana; o “Eres uno de nuestros mejores talentos, sabemos que te puedes aventar este proyecto o esta cuenta más, por el bien de todos en la agencia”, — sin ninguna paga o incentivo a cambio. Entre muchas otras frases que estoy segura les vienen a la cabeza, ¿les suena?.
Estamos tan acostumbrados a escuchar estos discursos sistemáticos como parte del camino para tener éxito, un éxito que a estas alturas pareciera un tanto anticuado, creo que deberíamos comenzar a transformar estos discursos manipuladores en planes de crecimiento y cuidado humano dentro de las empresas. Invertir en el talento. Acá quisiera dejar claro que también hay una contraparte, las personas debemos hacernos cargo también de nuestra madurez y crecimiento profesional y personal, sin duda es fundamental trabajar con adultos responsables, que saben poner límites pero también saben dar resultados.
En la medida que pongamos más atención en las personas que colaboran con nosotros y, en nosotros mismos, podremos entender cómo organizarnos de manera más efectiva priorizando la salud mental de nuestro equipo en pro de los resultados, sobre todo ahora en estos tiempos post-pandémicos. Pocos de nosotros tomamos en cuenta tres conceptos fundamentales para el diseño operativo de nuestra empresa: Productividad, Performance y Recarga.
Productividad. Baja, Media o Alta.
Es la capacidad que tenemos para “sacar” el volumen de trabajo durante un período de tiempo determinado. Y ojo, todos los humanos somos diferentes en cuestiones de productividad. Acá mediante el conocimiento de tu equipo, lo importante es que puedas trazar de forma clara la productividad que tiene tu equipo y por lo tanto tu empresa, para afrontar nuevos proyectos, cuentas o clientes.
Performance. ¿Cómo lo hacemos? Es el rendimiento que puede tener cada persona en cada proyecto. Qué, de todo lo que hace, lo hace asertivamente o de acuerdo a lo esperado. El performance no es lo mismo que la productividad, el performance tiene que ver más con la sinergia de las personas al afrontar retos y proyectos, la forma de resolverlos.
Es importante tener data del performance del equipo, obtener información para analizar motivos de fallas y orientar de forma más efectiva. Recolectar y analizar la información nos darán indicadores de desempeño para planeación futura del negocio y del crecimiento profesional del equipo.
Recarga. Esto es el más común, y haré una analogía con un máquina, cuando tenemos en la computadora cincuenta pestañas abiertas en el navegador, varios programas abiertos al mismo tiempo y dos o tres dispositivos conectados por más de 14hrs al día, todos los días, ¿qué creen que pasa?, no hay computadora que aguante y eventualmente, se recarga. Lo mismo nos pasa a las personas, no podemos tener quinientas tareas y proyectos al mismo tiempo sin considerar las condiciones de tiempo y espacio sin crashear.
Ahora bien, ¿cómo estos tres conceptos nos pueden ayudara comenzar a diseñar nuestra operación?. Para empezar la data es fundamental, es bien importante medir estos tres conceptos en nuestro equipo, y para eso necesitamos crear los espacios de trabajo, y no estoy hablando de las instalaciones de una oficina, sino de la cultura de una empresa para crear espacio ideales considerando: espacio, tiempo, cuerpo y mente.
Cuando tenemos equipos equilibrados, es más sencillo que los procesos se lleven a cabo de una manera más eficiente, y pocas veces ponemos atención en esto. Es importante poner atención en el crecimiento de los colaboradores de una manera más integral, y no es sólo poner un número telefónico de ayuda psicológica, que ojo ¡está super que se tenga!, pero esto no es una solución, lo importante es que haya gente capaz en los puestos clave, para que puedan detectar los puntos de quiebre de cada miembro del equipo y acompañarlos en procesos de autoconocimiento con foco al crecimiento profesional sin olvidar el personal, que eventualmente siempre impacta en el negocio.
Los negocios siguen estando constituidos por equipos, y los equipos por personas, y hasta que los robots no tomen el mundo, las personas necesitamos soft skills que nos ayuden a desarrollarnos cómo mejores seres humanos.
Por Janeth Correa – Business Lead
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