Cómo hacer una planificación en el trabajo (método sencillo)

Dentro de las herramientas de productividad, quizás la más estratégica es la planificación, una asignatura pendiente en muchas organizaciones que, por pereza o no saber cómo hacerlo, o bajo la justificación de que “cambia todo tan rápido que no se puede prever”, la dejan pasar.

Sin embargo, la planificación es estratégica para el desarrollo de las empresas y sus equipos, ya que marca la dirección, el propósito, los objetivos y la forma de alcanzarlos cuando se la ejecuta a conciencia. Además, proporciona valiosas herramientas de integración de distintas perspectivas de análisis que proveen los mismos colaboradores, para alcanzar una ejecución efectiva mancomunada. Y, fundamentalmente, ayudará a ordenar la energía de todos, ayudando a que fluya mejor.

Cómo encarar una planificación en forma sencilla

En términos generales, el planning puede ser individual o de todo el equipo de una organización de cualquier tipo, y, a su vez, estos necesitan estar alineados con los objetivos generales rectores. De esta manera se logrará coherencia y transversalidad en la ejecución. También se puede planificar un proyecto en particular y cualquier desarrollo que se quiera ejecutar en forma ordenada y sistematizada.

Hay muchos modelos en los que te puedes basar; aquí encontrarás algunos aspectos para tener en cuenta, empezando por preguntas esenciales que determinarán el eje de la planificación: ¿Qué queremos lograr como organización, y qué como equipo? ¿Cuál es el propósito? ¿De qué forma lo vamos a llevar adelante? ¿Qué tareas y acciones hay que realizar? (acciones); ¿En qué plazos? (tiempo); ¿Cómo vamos a lograrlo? (estrategia); ¿Dónde, ¿cómo y para qué ejecutaremos las acciones? (implementación); ¿Quiénes son los responsables de cada plazo, con sus fechas? (responsabilidades); ¿Qué recursos necesitamos? (presupuesto, talento humano, tecnología, por ejemplo); ¿Cómo vamos a medir el resultado? (KPI, indicadores claves del desempeño y los logros).

A estas preguntas típicas sugiero agregar: ¿Por qué esto es importante para nosotros? -pensando en términos individuales, de equipo y de la empresa en su conjunto-. Esta pregunta es muy poderosa, ya que permite habitar de sentido los propósitos que se van a llevar a delante.

Cuatro herramientas para empezar

Si bien hay muchos métodos, sugiero implementar un mix de herramientas, entre las que se destacan:

Brainstorming: la técnica de tormenta de ideas, para luego depurar esos resultados y plantearse algunos objetivos posibles de alcanzar.
Objetivos SMART: pensar siempre estrategias Specific (específicas), Measurable (medibles), Achievable (realizables), Realistic (realistas) y Time (tiempo, plazos concretos)
Mapas mentales: permitirá integrar el pensamiento de cada miembro del equipo, para hacer luego una puesta en común de las ideas que ellos mismos consideren relevantes con relación a los objetivos del período de planificación.
Metodología del lienzo Canvas: esta herramienta visual es altamente eficaz por su sencillez para implementarla. Sobre una plantilla que sigue este modelo (puedes buscarlo en internet) permite dividir los temas agrupándolos por segmentos, y colocar, como si fuese un cuadro, las anotaciones de cada integrante de la empresa, como contribución creativa y colectiva para el plan del año. Luego, se realiza una depuración de las repeticiones o superposiciones; se reordena la información; y se pasa al siguiente nivel acerca de cómo se encararán las acciones específicas, volcándolas en el plan estratégico.

Lo que no puede faltar

Estos diez tips finales ayudarán a encarar la planificación en forma ordenada y llegar a un buen puerto:

Definir misiones y propósitos. Marca el sentido y el rumbo general. Luego, cada sector puede tener los suyos específicos alineados.
Políticas. Son guías y reglas generales sobre las que se moverán los equipos, estableciendo premisas y marcos de referencia y ayudan a esclarecer dudas y resolver problemas.
Son más operativos, basados en métodos a seguir para cumplir los objetivos.
Contribuyen a enmarcar el trabajo del conjunto para estimular un resultado superador para todos; además de ayudar en la toma de decisiones.
Es la forma tangible de transcribir los resultados esperados, y cómo eso contribuye a la sustentabilidad del proyecto. Desarrollar los indicadores clave para saber cómo se está avanzando en la ejecución.
Poner todo por escrito. Pasarlo a un sistema de organización y productividad real; trabajar sobre concreto con fechas, plazos, responsables con nombre y apellido.
Dedicarle tiempo y generar involucramiento. Planificar puede llevar varias sesiones de los equipos; lo ideal es coordinar con los diferentes sectores para lograr concordancia en el método, para que los resultados sean congruentes con los propósitos rectores de la empresa. Un error frecuente es dejar la planificación en manos de los gerentes o de algunas pocas personas: lo ideal es que todos participen.
Comunicar adecuadamente la planificación. Esta suele ser otra torpeza en las empresas, ya que planifican, pero no lo bajan a toda la organización; o lo dejan en manos de un pequeño círculo que no siempre son buenos comunicadores. Sugiero que se coloque la planificación en forma visible para todos; si es en varias formas, mucho mejor: en una cartelera física, en mano a cada colaborador, en el servidor y con alertas para el monitoreo permanente del cumplimiento de cada área.
Monitorear, medir, recalcular y corregir el rumbo: estas cuatro acciones son estratégicas para alcanzar los objetivos. Lo ideal es que cada cierto tiempo, se realice una recapitulación de los avances, retrocesos, ajustes y mejoras.
Lecciones aprendidas. El reconocer los logros cuando se los va conquistando aumentará la motivación del equipo. También es importante resignificar los aprendizajes que van a aparecer, conformando un registro de lecciones y procedimientos a partir de la acción misma que genera la ejecución: permitirá traducir los fallos y las mejoras en algo tangible, en positivo y con valor de cara al futuro. Un futuro que se estará construyendo en forma compartida.