Reunionitis

En el mundo vertiginoso que vivimos, las empresas tratan de ser efectivas y eficientes en sus reuniones y se habla mucho de la proactividad de sus colaboradores, se realizan premiaciones al alto desempeño para motivar al personal a rendir más durante la jornada de trabajo. Esa es la tendencia pero no siempre las cosas son así. Quizás el término “reunionitis” no lo haya escuchado pero al hacerlo por primera vez, sabe al instante de lo que se trata. ¿A cuántos nos pasó?  Nos convocan  a una reunión de última hora, la reunión se demora más de lo planificado, durante la reunión se abordan temas que no estaban en la agenda, se desenfoca el objetivo por el cual se agendó la reunión, o simplemente al jefe le encanta organizar reuniones para  platicar sobre lo que hizo el fin de semana junto a su familia, hay un sinnúmero de pretextos. Por experiencia propia puedo decir que en alguna oportunidad de mi vida, tuve un jefe dictatorial el cual siempre agendó  una reunión para los días lunes y  estas reuniones únicamente eran para  comentar las actividades que desarrolló él junto con su familia durante el fin de semana; muchos pueden imaginar que es mejor tener una reunión y perder algo de tiempo, pero debo confesarles que eran de lo más de aburridas, se imaginan empezar así la semana, para  el martes siempre tuve trabajo acumulado del fin de semana y el día lunes.  El costo que debió representar para la empresa que un grupo de colaborados permanezcan horas de horas en conversaciones de  temas personales (del jefe) que nada tienen que ver con el trabajo y para nada despertaban el interés en el equipo.  Hay un detalle más que agregar, al final de la reunión se trataba rápidamente algún tema laboral, él pedía la opinión de todos los colaboradores haciéndonos creer que era un jefe democrático, dándonos la oportunidad de intercambiar ideas, cuando en realidad tenía ya todo decidido y que se debía respetar su palabra. Esta situación se repite a diario y es muy común, las reuniones que se planean con una duración de  45 minutos, terminan siendo reuniones de media jornada laboral o más. Otro tipo de reunión que es habitual dentro de una organización, es la que busca culpables, o conocidas como reuniones de persecución, en donde el personal está estresado y a la defensiva, no se buscan soluciones sino culpables, imagino que alguna vez estuvieron en una de estas reuniones. Este síndrome de “juntitis” o “reunionitis” parece más una pandemia, aquí  algunos de los motivos por los que terminamos en una reunionitis:

• Desorganización
• No hay objetivos
• Involucrar a personas que no les compete el tema
• Creer que las reuniones seguidas son obligatorias y necesarias
• Uso del celular
• No respetar el tiempo de los demás

Es hora de que nos enfoquemos en cómo evitar caer en reunionitis, repasemos algunas sugerencias:

• Determinar si es necesaria la reunión
• Establecer un objetivo claro para la reunión
• Seleccionar a las personas adecuadas para el tema que se tratará
• Cumplir fielmente con el horario establecido para la reunión
• Revisar los resultados de la reunión

La recomendación final es que se debe realizar la menor cantidad de reuniones, han escuchado eso de que:   Menos es más, se aplica literalmente para evitar las reunionitis. Imagen cortesía Shutterstock