4 Claves de tiempo y productividad

Es digno de analizar y comprender el hecho de que, siendo el tiempo lo único inalterable en este mundo y un aspecto esencial pero que escapa por completo a nuestro control, lo utilicemos a diario y por sistema para maquillar y obviar nuestros errores de productividad. Ser honesto con uno mismo es el primer paso para ser una persona fiable y un profesional competente. Es cierto, actualmente el mercado está tan saturado de oferta, consecuencia del ansia de las empresas por facturar lo máximo invirtiendo lo mínimo, que la honestidad parece haberse convertido en un lujo al alcance de pocos, en un día a día dirigido por la necesidad de vender más que tu competidor y sea como sea. Todos sabemos que este es el escenario de una mala obra y que el paso del tiempo, como ha sucedido y seguirá sucediendo, pondrá a todos en su lugar y acabará despidiendo a muchos de sus actores. Pero el tiempo fluye inexorable y majestuoso a 60 minutos por hora, un caudal sobre la que discurre nuestra vida. ¿Pero qué pasa con la gestión del tiempo que nos confunde y nos hace poco fiables? En realidad no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionar las acciones que realizamos a su paso. Por ello es clave posicionarnos mentalmente respecto a nuestra gestión de acciones: 1.- EL PROBLEMA ERES TÚ, NO EL TIEMPO ¿Por qué hay personas que consiguen, en la misma unidad de tiempo, mayor número de tareas o tareas de más calidad que otras? Esta evidencia es casi tan real como la existencia misma del tiempo porque la capacidad de cada persona es diferente, de ahí la inconsistencia de decir «es que no he tenido tiempo suficiente». Entiendo que a nadie le guste argumentar que «no he sido suficientemente capaz para acabar con la tarea» pero ello no implica que no sea lo sucedido. Que no queramos transparentar carencias no tiene nada que ver con culpar al tiempo y como ya somos mayorcitos, no cuela. Pero ahí seguimos, verdad, día tras día quejándonos de nuestra falta de tiempo, saltándonos cualquier atisbo de vergüenza con tal de no reconocer que no hemos dado la talla. Porque podemos cambiar la perspectiva pero al final todo se reduce a dar la talla. ¿Visualizamos sobre esta premisa la importancia de seleccionar a nuestros empleados centrándonos en roles por competencia? 2.- APRENDE A ORGANIZAR Y PLANIFICAR Organizar es entender nuestra estructura de tareas y planificar es definirlas y acotarlas en el tiempo. El ser humano está diseñado para trabajar con objetivos claros, con hitos en el tiempo y fechas de vencimiento, sino, las tareas se alargan tanto como el tiempo que tiene para desarrollarlas. Curiosamente la gestión del tiempo parece ser un tema cultural, en líneas generales, ya que parece que no todos los países funcionan igual en concepto. La carencia de capacidad de adaptación de una tarea a un intervalo de tiempo determinado marca la diferencia productividad en profesionales y empresas. Pero la comprensión del hecho y la urgencia de su tratamiento sigue obviándose e incluso rechazándose ya que a día de hoy sigue siendo uno de los principales azotes de la productividad. Un ejemplo de ello son las afamadas reuniones. Si fuéramos capaces de organizarlas y planificarlas, ni durarían horas de forma sistemática, ni repetiríamos temáticas en reuniones diferentes ni nos equivocaríamos en los asistentes a las mismas. Y qué decir de acabarlas en una comida o con unas cañas. Quizás ahí hay un importante factor de carencia, de nuevo, de competencia profesional sobre sus roles asignados. 3.- INTERRUPCIONES Todas las que queramos y más. Pero lo más grave de la situación es que a muchos les gustan. Hay muchas interrupciones que son externas y que dinamitan la línea de flotación de nuestra productividad, pero cuidado con el auto sabotaje porque hay muchas otras que son internas. No tener tiempo es sinónimo de «me he pasado el día haciendo cosas que no debía» y como esa referencia atenta contra uno mismo, no aparece en la lista de motivos de improductividad. Si lo analizamos con frialdad y sentido común, es muy duro acostarse por la noche, ese momento clave donde aparecen los diablillos del día, y entender que he dedicado gran parte del día a hacer cosas improductivas y que, por miedo, lo he ocultado con el conjuro de la falta de tiempo, que siempre funciona. ¿Seguro que siempre funciona? Yo me lo pensaría dos veces. Si eres así de improductivo empezaría a preocuparme por mi trabajo porque te estás engañando a ti mismo y, por descontado, a la empresa de la que dependes. 4.- LADRONES DE TIEMPO No hay cárceles en el mundo para meterlos a todos y nuestra obligación es erradicarlos por completo. Serán personas o cosas, acciones o pensamientos, pero la eliminación debe ser total, progresiva o radical, pero total. Una vez más usamos una etiqueta relacionada con el tiempo porque en verdad el expolio no es de tiempo sino de trabajo sobre nuestras tareas, sobre lo que planificamos y no podemos cumplir. Son esas cosas que acuden a nuestra mente cuando no hemos llegado al límite de tiempo de la tarea con la misma cumplida. Y atención de nuevo con los ladrones de nuestra responsabilidad y que no gestionamos en condiciones, como la consulta del correo electrónico o esos paseos por las redes sociales. Es esencial dedicar un poco de ese tiempo a sentarse y listar cuáles son mis ladrones de tiempo para enviarlos a esas celdas que tanto nos ayudarán. Y repito, no seamos tan limitados de decir que no hemos acabado una tarea a tiempo sabiendo que hemos dedicado parte del mismo a consultar el diario deportivo de turno o que no podemos tomar más café porque sería el quinto. Si lo pensamos detenidamente, es triste culpar al tiempo y seguir esa línea debería preocuparnos. Se dice que consultamos el móvil más de 200 veces de media en un día. ¿En verdad pensamos que podemos concentrarnos con ese nivel de adicción móvil? Estar conectado es un hecho pasivo excelente, convertirlo en un modelo activo es sucumbir a los designios de la improductividad. La productividad es una consecuencia absoluta de cómo somos en relación a lo que hacemos y del rendimiento que obtenemos por ello. Benjamin Franklin decía que «por cada minuto que pasamos organizando, se gana una hora» y a él parece que no le fue nada mal. ¿Nos apuntamos?